Theo bà Nhan Húc Quân, Giám đốc điều hành New Toyo Việt Nam, công ty của bà là công ty chuyên sản xuất bao bì quy mô 140 lao động. Mặc dù thành lập 30 năm trước nhưng mãi đến năm 2013, công ty mới bắt đầu thực hiện quá trình chuyển đổi số. Công ty bà đã thuê đơn vị tư vấn ứng dụng công nghệ, ứng dụng phần mềm ERP vào khâu chuỗi cung ứng đầu tiên. Đây là khâu quan trọng nhất của công ty vì liên quan đến việc mua hàng, quản lý tồn kho, bán hàng...

Trước đây, nhân viên khi nhận đơn khách phải thao tác bằng tay ghi chép các thông tin mặt hàng yêu cầu rồi đưa lên phòng điều hành sản xuất xử lý. Do việc tiếp nhận nhiều đơn hàng một lúc và đôi khi làm không kỹ dẫn đến việc nhân viên ghi chép sai thông tin, khiến bộ phận khác làm sai. Từ thực tế cấp bách này, công ty sử dụng phần mềm quản lý ERP, hỗ trợ nhân viên điền các thông tin trên máy tính theo dạng tạo hóa đơn nguyên vật liệu (bill of materials), giảm tối đa sai sót, giảm rủi ro cho doanh nghiệp.

Với việc này chúng tôi tiết giảm 30% lao động ở các phòng ban. Sau này hệ thống ứng dụng trí tuệ nhân tạo, tự thu thập thông tin đặt hàng của khách nên rất dễ dàng, rất ít sai sót. Bà Quân khẳng định, việc ứng dụng công nghệ vào quá trình sản xuất kinh doanh đã giúp công ty bà giảm bớt lao động, nâng cao năng lực quản lý, năng suất lao động, tăng doanh thu.

Đến 2017, công ty tiếp tục sử dụng phần mềm quản trị nhân sự (HMR) giúp nhân viên làm việc quy củ hơn với chương trình diểm danh, chấm công bằng vân tay và xử lý đơn xin nghỉ việc của nhân viên bằng phần mềm. Việc này giải quyết được vấn đề một số nhân viên nghỉ việc nhưng đưa thẻ cho người khác điểm danh. Ngoài ra, công nhân xin nghỉ việc bằng giấy và đưa người khác duyệt, dễ xảy ra tiêu cực.

Ảnh minh hoạ

Cùng chia sẻ về vấn đề trên, ông Huỳnh Thanh Minh, Giám đốc điều hành Asoft - 1Boss cho rằng, nhiều doanh nghiệp ngại chuyển đổi số vì vấn đề chi phí. Tuy nhiên, hiện có nhiều giải pháp cho chuyển đổi số doanh nghiệp, từ rẻ đến đắt tiền. Điều quan trọng doanh nghiệp tìm được công nghệ mang tính phù hợp với quy mô và nguồn lực của mình.

Ông Minh cho rằng, giai đoạn đầu, doanh nghiệp có thể sử dụng các giải pháp cho nhu cầu cấp bách trước, sau đó chi một tỷ lệ lợi nhuận đầu tư dài hạn cho giai đoạn tiếp theo để mở rộng. Chuyển đổi số cần tư duy và tầm nhìn lâu dài, gắn với quá trình phát triển của doanh nghiệp.

Được biết, tại Việt Nam, các doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm trên 90% và đóng góp rất lớn trong tạo việc làm cho xã hội. Dù là kinh doanh ở mô hình lớn hay vừa và nhỏ thì cũng cần hướng đến việc quản trị doanh nghiệp sao cho hiệu quả. Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp Việt Nam đều đã ít nhiều nhận thức được vai trò của chuyển đổi số cũng như việc ứng dụng các công nghệ số vào hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt khi dịch Covid-19 diễn ra.

Để chuyển đổi số thành công, người lãnh đạo của doanh nghiệp cần thay đổi tư duy, nhận thức về vấn đề chuyển đổi số. Bên cạnh đó, họ cần phải có sự quyết tâm, dám đi đến tận cùng, bởi chỉ có như vậy mới phát huy được hết hiệu quả mà chuyển đổi số mang lại.

Về bản chất, chuyển đổi số doanh nghiệp là sự chuyển đổi từng bước các phương thức vận hành của doanh nghiệp từ môi trường truyền thống lên không gian số. Việc này còn phụ thuộc vào quy mô, đặc thù hoạt động mà doanh nghiệp có thể lựa chọn, quyết định chuyển đổi từng mảng hay toàn thể hoạt động của doanh nghiệp mình lên không gian số sao cho phù hợp.

Chuyển đổi số có thể bắt đầu từ những việc nhỏ, quan trọng là giải quyết được các vấn đề nhức nhối của tổ chức, doanh nghiệp. Trong các cơ quan, tổ chức, các tác vụ truyền thống đang trở thành rào cản khiến cho giảm hiệu suất công việc. Ví dụ, hợp đồng sẽ bị trì hoãn thời gian ký trong trường hợp lãnh đạo đang đi công tác hay các văn bản, hợp đồng sẽ mất nhiều thời gian để chuyển đến các phòng ban liên quan.