Sự cần thiết loại bỏ thao tác thừa

Thao tác thừa là một loại lãng phí liên quan đến con người và bố trí mặt bằng. Nó tương tự như lãng phí trong quá trình nhưng lại liên quan gần gũi hơn đối với các hoạt động di chuyển, thao tác của công nhân như đi lại, với lên, với xuống, chuyển dời sản phẩm qua lại, lấy vật tư, dụng cụ đồ nghề...

Các thao tác, chuyển động này thực sự không cần thiết và hoàn toàn không tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm. Các lãng phí từ thao tác, chuyển động xảy ra không chỉ trong sản xuất mà còn ở cả trong lĩnh vực dịch vụ. Các thao tác, chuyển động không hợp lý không đem lại giá trị gia tăng cho sản phẩm và dịch vụ, thậm chí, còn gây ra nhiều phiền toái: hư hỏng hoặc mất mát sản phẩm, kéo dài thời gian cung cấp sản phẩm dịch vụ, gây thêm các sai lỗi, tốn nhiều nguồn lực (đường vận chuyển, xe, pallet, nhân sự, v.v.).

Bên cạnh đó, thao tác và chuyển động thừa, không hợp lý sẽ làm cho người lao động tốn nhiều sức lực, dẫn đến tình trạng mệt mỏi và làm giảm hiệu quả làm việc. Ngoài ra, các thao tác thừa còn kéo dài thời gian sản xuất và kéo theo cả chi phí phải trả cho máy móc và con người.

Ngoài việc góp phần gia tăng thêm các chi phí trong sản xuất kinh doanh như chi phí năng lượng, nhân công... lãng phí trong thao tác, chuyển động thừa còn có khả năng ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp, giảm năng suất chất lượng, làm chậm quá trình sản xuất, kèo dài thời gian thao tác...

Từ đó ảnh hưởng đến thời gian giao hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng và các bên có liên quan. Thao tác, chuyển động không hợp lý trong doanh nghiệp không những mang lại nguy cơ ảnh hưởng đến sức khỏe của người lao động tham gia sản xuất trực tiếp mà còn tăng các rủi ro về an toàn lao động. 

Nguyên nhân gây ra lãng phí

Do ý thức, thói quen của người lao động hay ý thức tập trung công việc chưa cao dẫn đến tình trạng lơ là trong công việc. 

Môi trường làm việc không đảm bảo, không thoải mái cho người lao động cũng dẫn đến sao nhãng công việc đang thực hiện. Do đặc điểm hình thể cá nhân, tác động bởi yếu tố sinh lý ngoại vi dẫn đến kém tập trung để làm theo các thao tác đã được hợp lý hóa và phổ biến cho người lao động.

Khả năng tiếp thu, trình độ học vấn cũng như tay nghề của lao động trong việc tiếp nhận việc hướng dẫn của người hướng dẫn. Hoặc phương pháp hướng dẫn thao tác chuẩn chưa hợp lý gây khó khăn cho người lao động trong tiếp cận hoặc do việc hướng dẫn, truyền đạt của cấp quản lý cho người lao động tham gia trực tiếp sản xuất, cung cấp dịch vụ chưa mang lại hiệu quả để tận dụng tối đa hiệu quả của việc tối ưu hóa và hợp lý hóa các thao tác, chuyển động.

Cấp quản lý chưa tìm ra biện pháp hợp lý hóa thao tác tối ưu sao cho tối đa vận động của cơ thể nhưng lại không gây ra sự mệt mỏi cho người thực hiện.

Các hoạt động riêng biệt, đơn lẻ vì thế sinh ra nhiều thao tác thừa như chất xếp sản phẩm, bốc dỡ chúng.

Chưa có thực hiện nghiên cứu và cải tiến quy trình công nghệ, ứng dụng các phương pháp tiên tiến để rút ngắn thời gian cho những công đoạn khó và đỏi hỏi độ chính xác cao để cải tiến quy trình công nghệ, thao tác của người lao động tham gia sản xuất, kinh doanh.

Giải pháp loại bỏ lãng phí thao tác, chuyển động 

Áp dụng công cụ nghiên cứu thời gian để xác định thời gian chuẩn hoàn thành một công việc hay nhiệm vụ nào đó. Nghiên cứu thời gian và thao tác là môn khoa học giúp nhận diện được các thao tác thừa, các bất hợp lý trong việc tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hành cải tiến quá trình và giảm chi phí sản xuất vận hành. Xây dựng chuẩn hóa thao tác cho một công đoạn hay một quá trình nào đó.

Nghiên cứu thời gian là công cụ của việc đánh giá công việc thông qua việc ghi chép lại thời gian và tốc độ làm việc cho mỗi yếu tố công việc đã được xác định trong điều kiện làm việc xác định. Qua đó phân tích dữ liệu để xác định thời gian cần thiết để thực hiện công việc đạt kết quả mong muốn. Tính toán được thời gian chuẩn cho mỗi công việc đã xác định, doanh nghiệp có đầy đủ thông tin để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hoặc đáp ứng yêu cầu đơn hàng của khách hàng, góp phần giảm thời gian chờ đợi khi triển khai một đơn hàng hay dịch vụ nào.

Doanh nghiệp cũng có thể áp dụng công cụ nghiên cứu thao tác (Motion study): Nghiên cứu thao tác sẽ tập trung vào ghi nhận và phân tích từng thao tác, từng cử chỉ của người thực hiện nhằm có những đánh giá, phân tích cải tiến tăng năng suất, giảm hao phí. Công cụ này sẽ hỗ trợ cho công cụ nghiên cứu thời gian trong việc cải tiến thao tác và quy trình làm việc, từ đó giảm chi phí nâng cao năng suất lao động.

Áp dụng công cụ đánh giá hiệu quả công việc để xác định tính hiệu quả trong công việc thông qua lấy mẫu thống kê và quan sát ngẫu nhiên. Sử dụng phương pháp nghiên cứu những cán bộ công nhân viên thực hiện công việc cố định để xác định thời gian họ sử dụng cho công việc và hiệu quả đạt được để tính toán ra số lượng nhân sự phù hợp sử dụng cho những công việc cụ thể đã được nghiên cứu.

Thời gian bất hợp lý do chuẩn bị máy móc hay thay đổi sản phẩm là một trong những lãng phí lớn mà doanh nghiệp Việt Nam hiện nay còn bỏ ngỏ, chưa quan tâm, từ đó góp phần vào lãng phí chờ đợi tại doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi sự cải tiến liên tục trong đó doanh nghiệp không ngừng tìm cách giảm thời gian không tạo ra giá trị gia tăng trong chuyển đổi và chuẩn bị máy móc, thiết bị. Việc kéo dài thời gian chuyển đổi và cài đặt có thể đến từ ba nguyên nhân: yếu tố bên ngoài, yếu tố nội tại và yếu tố không tạo ra giá trị gia tăng. Việc nghiên cứu các yếu tố này sẽ giúp xác định và loại bỏ các lãng phí, thời gian chờ, từ đó nâng cao năng suất lao động.

Áp dụng công cụ quản lý trực quan trong quá trình sản xuất: Hệ thống quản lý trực quan sẽ giúp người lao động nắm được đầy đủ thông tin về quy trình, tiến độ sản xuất kinh doanh cũng như các thông tin liên quan đến việc xử lý, tiến hành một công việc nào đó. Ngoài ra, để giảm thiểu thời gian chờ trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần liên tục nghiên cứu phương pháp lập và giám sát kế hoạch sản xuất phù hợp, bố trí nhân lực, thiết bị phù hợp theo từng công đoạn.